La gestión de documentos de archivo
Pero es preciso delimitar
los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de
archivo, ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le
mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias
relacionadas con el mismo: historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros,
bibliotecarios, documentalistas, museólogos. En un sentido muy amplio y genérico, documento es un objeto corporal
producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que
demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en
un soporte perdurable que contiene información. A partir de este concepto
amplio podemos ir imitándolo y reduciéndolo a campos más restringidos. Por
un lado documentos considerados como fuentes narrativas, artísticas,
informativas y científicas, producto de la imaginación, la creación y la
investigación: el material clásico de bibliotecas, museos y centros de
documentación.
Porque antes de llegar a una definición de archivo es preciso analizar los
elementos que configuran su concepto:
Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y
científica, y las entidades productoras de los documentos que, finalmente,
remiten éstos a los archivos.
Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un
archivo, procedentes de una o varias entidades productoras.
Estructurales: los depósitos archivísticos, las instalaciones.
Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores técnicos,
especialistas en conservación y difusión documental.
Científicos y técnicos: la gestión y archivista y el servicio documental, las
labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.
Los documentos deben ser conservados en un depósito que reúna las debidas
condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento
técnico de los archiveros y conservadores de la documentación para,
finalmente, ser puesto a disposición de los usuarios.
El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia. En el
Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentación, instrumento
para acrecentar el poder, el archivo sólo puede confiarse a funcionarios
específicos de mucha confianza, ligados por juramento, a quienes se encarga
la custodia de la documentación y la fe publica en ella inherente.
El servicio documental.
La utilización, el servicio documental, es el fin último y primordial del archivo,
que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. Este
servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productora de los
documentos y, después, si son ya totalmente accesibles, al público en general.
Ningún servicio documental puede resultar válido sin no tiene como misión
principal la comunicación de la información que contienen sus fondos. Esto es
fundamental en bibliotecas, museos y centros de documentación, pero también
lo es en archivos, aunque en éstos pueda existir documentación reservada a la
consulta inmediata por el público en general, pero que finalmente con el tiempo
llegará a ser accesible.
El archivero debe estar capacitado plenamente para desempeñar esta labor
profesional, por completo distinta a la que tenía en el pasado, totalmente
pasiva, tan sólo de conservación documental. Una de las cualidades que debe
tener el moderno archivero es ésta del servicio a los usuarios, informando
sobre los fondos documentales de su centro. Esta labor debe desarrollarla
principalmente a través de la redacción de los medios de descripción
documental, que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas, pero
también personalmente, a través de la ayuda directa a los investigadores.
BIBLIOGRAFIA
Francisco Fuster Ruiz, Facultad de Ciencias de la Documentación.
Universidad de Murcia – España. Publicó este artículo en “Anales de
Documentación: Revista de Biblioteconomía y Documentación, en el Número
1999 volumen 2, el mismo que ha sido editado por el Cuerpo editorial de
BIBLIOS.
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