PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

A medida que entramos en la era electrónica de objetos digitales, es importante saber que hay nuevos bárbaros en la frontera y que estamos entrando en una época donde mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que está codificado y escrito electrónicamente, se perderá para siempre. Estamos, en mi opinión, viviendo en medio de la edad media digital. En consecuencia, igual que los monjes del pasado, le toca a bibliotecarios y archiveros hacerse cargo de la tradición de conservar la historia y el patrimonio documental de nuestros tiempos 

                                                                   Terry Kuny

Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos. 

La evolución de la tecnología digital ha sido tan rápida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas. No se ha comprendido en toda su magnitud la amenaza que pesa sobre el potencial económico, social e intelectual y cultural que encierra el patrimonio, sobre el cual se edifica el porvenir.

El problema de la preservación digital es arduo y complicado, y en cuanto que los principales implicados en el tema de la conservación son bibliotecas y archivos, es importante notar que los productores de documentos pueden facilitar la tarea desde el momento mismo del diseño de los documentos. El proceso de preservación y archivo se hace de forma más eficiente cuando se pone atención en las cuestiones de consistencia, formatos, normalización y descripción bibliográfica en los primeros pasos del ciclo de vida de la información. La importancia de considerar buenas prácticas de conservación en todos los estados del ciclo de vida de gestión de la información: creación, adquisición, catalogación, almacenamiento, preservación y acceso.

ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL

Conservación. Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay un acuerdo en cuanto a la definición de qué se considera conservación a largo plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la tecnología como en la comunidad de usuarios.

Copias de seguridad. Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de preservación, las copias de seguridad en sí mismas no son una técnica de mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestión de pérdida de datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas normales, bien a desastres naturales bien a destrucción malintencionada. 

Actualización. Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).

Metadatos. Los metadatos dirigidos a describir el objeto digital y permitir así su recuperación, existen los metadatos dirigidos a la conservación del material. Los metadatos de conservación describen los medios para proporcionar acceso a los datos, junto con aquellos elementos de metadatos requeridos para gestionar los procesos de conservación.  

Preservación de la tecnología. Puede aumentar el acceso a soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en última instancia es un callejón sin salida, pues ninguna tecnología puede mantenerse funcional de forma indefinida. Esta estrategia no puede ser llevada a cabo por una institución a título individual debido a los altos costes que puede suponer tanto en equipamiento como en personal.

                                                    

CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES

La naturaleza del medio físico en el cual los datos digitales están almacenados presenta uno de los mayores retos a la conservación del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rápida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradación física.

Suficiente capacidad de almacenamiento. Aunque esta capacidad puede ser añadida en cualquier momento es importante tener en cuenta que el sistema debe tener  espacio suficiente para almacenar los datos previstos durante todo el ciclo de vida de los mismos.

El sistema debe ser capaz de duplicar los datos a medida que sea requerido sin pérdida de información y manteniendo la consistencia e integridad de los documentos, así como transferir los datos a un nuevo soporte con las mismas condiciones. 

Control de errores: algún nivel de control de errores es normal en todos los sistemas informáticos de almacenamiento. Dado que los documentos deben ser almacenados por largos períodos y a menudo con muy poco uso por parte de personas, el sistema debe ser capaz de detectar cambios o pérdida de datos y tomar las acciones apropiadas.

Los soportes de almacenamiento digital deben ser almacenados en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principal riesgo para los soportes es la excesiva humedad y  temperatura, suciedad u otras particularidades que puedan entorpecer el acceso a los datos, y en el caso de soportes ópticos, la luz que puede dañar los datos inscritos

Por otro lado, también pueden ayudar otros factores relativos al control del medio ambiente en que se almacena los objetos. Como básicos podríamos señalar:

• Mantener una temperatura en torno a los 20 ºC. 
• Mantener la humedad relativa en torno al 40%. 
• Evitar las oscilaciones rápidas o prolongadas de temperatura y humedad. 
• Evitar la exposición a campos magnéticos y a fuentes de humos. Q Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, así como el fumar. 
•  Almacenar los medios de forma vertical. Utilizar siempre las cajas originales. 
• No abrir las cajas que protegen las cintas. 
• Evitar la suciedad. 
• Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estén usando.
• No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo la cara grabarle de los CD. 
• Los CD deberían marcarse sólo en la parte superior y utilizando marcadores adecuados. 
•  No dejar los soportes en los aparatos de visualización cuando no se estén usando.

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

• KUNY, Terry, The digital dark ages? Challenges in the preservation of electronic information. International Preservation News, 1998, no. 17, (en línea). http://www.ifla.org/VI/4/news/17-98.htm#2 (Consulta: 26 de agosto de 2004).
• UNESCO, Carta para la preservación del patrimonio digital, 2003. (en línea). http://www.r020.com.ar/enlaces/ir.php?ir_id=665 (Consulta: 26 de agosto de 2004)
• http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf